اگر در مراحل راه‌اندازی رستوران و کترینگ خود هستید، یکی از مهم‌ترین اقدامات، برنامه‌ریزی برای راه اندازی حسابداری رستوران و کترینگ به صورت حرفه‌ای است.ما هفت گام ساده را برای شروع کار شما در راه‌اندازی حسابداری رستوران و کترینگ مشخص کرده‌ایم. از انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب گرفته تا تنظیم گزارش‌های مالی، نکات زیادی وجود دارد و در نگاه اول، راه‌اندازی حسابداری می‌تواند دلهره‌آور به نظر برسد. در حالی که نکات زیادی برای بررسی هنگام تحقیق درباره نحوه راه‌اندازی حسابداری رستوران وجود دارد، ما هفت گام ساده را برای شروع کار شما مشخص کرده‌ایم. این راهنما نه تنها برای راه‌اندازی رستوران مفید است، بلکه اصول آن برای حسابداری راه‌اندازی کترینگ و حتی مدیریت مالی واحدهای فرانچایز نیز کاربرد دارد. برنامه‌ریزی مالی دقیق باید همگام با مراحل اولیه مانند طراحی آشپزخانه صنعتی و چیدمان ماشین‌آلات آشپزخانه صنعتی صورت گیرد، چرا که این تصمیمات اولیه تأثیر مستقیمی بر هزینه‌ها و جریان نقدی آینده خواهند داشت.
حسابداری در راه اندازی رستوران و کترینگ چیست؟
قبل از اینکه به نحوه راه‌اندازی حسابداری رستوران بپردازیم، ابتدا بررسی می‌کنیم که شامل چه مواردی است و چرا اهمیت دارد.
حسابداری رستوران شامل تمام فرآیندهای مربوط به پیگیری و مدیریت تراکنش‌های مالی است که در زمان راه‌اندازی رستوران و کترینگ باید به دقت انجام شود. این شامل پیگیری فروش و هزینه‌ها، ایجاد گزارش‌های مالی، حقوق و دستمزد و پرداخت مالیات می‌شود. حسابداری رستوران همچنین می‌تواند شامل ساخت و مدیریت بودجه، پیش‌بینی فروش آتی و تحلیل داده‌های مالی برای کمک به تصمیم‌گیری‌های تجاری باشد.
پیگیری دقیق حسابداری رستوران نقش مهمی در تضمین سودآوری آن ایفا می‌کند و برای اطمینان از نظم مالی و جلوگیری از مشکلات در آینده ضروری است. این دقت مالی به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های مربوط به طراحی آشپزخانه صنعتی و تجهیزات اولیه را مدیریت کرده و بازگشت سرمایه را بهتر پیش‌بینی کنید.
چگونه حسابداری رستوران را در ۷ گام ساده راه‌اندازی کنیم؟
۷ گام ساده برای راه‌اندازی حسابداری رستوران و کترینگ موفق:
گام ۱: ثبت کسب‌وکار (ویژه راه اندازی رستوران و کترینگ)
اولین گام در راه‌اندازی حسابداری رستوران، ثبت کسب‌وکار شماست. فرآیند ثبت کسب‌وکار می‌تواند بسته به ساختار کسب‌وکار و نوع فعالیتی که برنامه‌ریزی کرده‌اید (شامل رستوران، کترینگ یا حتی یک واحد فرانچایز غذایی)، متفاوت باشد. توصیه می‌شود برای اطمینان از انجام صحیح فرآیند، از یک متخصص واجد شرایط مانند حسابدار یا مشاور کسب‌وکار مشاوره بگیرید.
- یک ساختار کسب‌وکار انتخاب کنید: می‌توانید کسب‌وکار خود را به عنوان یک کسب‌وکار انفرادی، شراکتی، شرکت با مسئولیت محدود (LLP) یا شرکت سهامی خاص ثبت کنید. ساختار انتخابی شما می‌تواند بر نحوه مدیریت حسابداری شما تأثیر بگذارد.
- یک نام برای کسب‌وکار انتخاب کنید: نام کسب‌وکار شما باید منحصر به فرد باشد و قبلاً توسط کسب‌وکار دیگری استفاده نشده باشد.
- کسب‌وکار خود را ثبت کنید: می‌توانید کسب‌وکار خود را در مراجع ذی‌صلاح ثبت کنید.
گام ۲: برای پرداخت مالیات بر ارزش افزوده (VAT) اقدام کنید
پس از ثبت کسب‌وکار، گام بعدی اقدام برای پرداخت مالیات بر ارزش افزوده (VAT) است. معمولاً کسب‌وکارهایی با گردش مالی مشمول مالیات بیش از حد معینی در ۱۲ ماه گذشته باید برای VAT ثبت‌نام کنند. با این حال، شرایط دیگری نیز وجود دارد که حتی اگر گردش مالی کمتر از این حد باشد، ممکن است نیاز به ثبت‌نام داشته باشید. توصیه می‌شود برای اطمینان از ثبت‌نام صحیح و درک تعهدات VAT، با یک حسابدار یا متخصص مالیاتی مشورت کنید. آن‌ها همچنین در مورد نیاز به پرداخت مالیات شرکت و مالیات حقوق و دستمزد (PAYE) در صورت استخدام کارکنان مشاوره خواهند داد.
گام ۳: راه‌اندازی حساب‌های بانکی و مدیریت مالی اولیه (مرتبط با هزینه‌های طراحی آشپزخانه صنعتی)
گام بعدی در راه‌اندازی حسابداری رستوران یا کترینگ، اطمینان از داشتن تعداد مناسبی حساب بانکی برای مدیریت کافی امور مالی شماست. اغلب توصیه می‌شود که یک کسب‌وکار حداقل دو یا سه حساب بانکی برای کمک به هزینه‌های روزمره، مغایرت‌گیری و پس‌انداز داشته باشد. یک حساب بانکی عمدتاً برای معاملات روزمره شما استفاده می‌شود – جایی که درآمد فروش شما واریز و هزینه‌های عمومی شما پرداخت می‌شود. حساب دیگر باید به عنوان حساب پس‌انداز استفاده شود، جایی که مبالغی مانند VAT را پرداخت خواهید کرد. برنامه‌ریزی مالی برای راه‌اندازی رستوران یا راه‌اندازی کترینگ شامل تخصیص بودجه برای تمام مراحل، از جمله طراحی آشپزخانه صنعتی و خرید تجهیزات است که مدیریت آن از طریق حساب‌های بانکی تفکیک شده آسان‌تر خواهد بود.
گام ۴: بهترین نرم‌افزار حسابداری را انتخاب کنید
گام بعدی در راه‌اندازی حسابداری رستوران، انتخاب بهترین نرم‌افزار حسابداری است که متناسب با نیازهای کسب‌وکار شما باشد و به مدیریت فرآیند حسابداری شما از ابتدا تا انتها کمک کند. نرم‌افزارهایی مانند QuickBooks و Xero معمولاً شامل طیف وسیعی از ویژگی‌ها هستند که پیگیری حسابداری را آسان، زمان را ذخیره و کارایی را افزایش می‌دهند.
با استفاده از نرم‌افزار حسابداری در ابتدای راه اندازی حسابداری رستوران و کترینگ، به راحتی می‌توانید:
- امور مالی خود را ساده کنید: فاکتور ارسال کنید، صورت‌حساب‌ها را پرداخت کنید، مغایرت‌گیری بانکی را مدیریت کنید، هزینه‌ها را ثبت کنید، پرداخت‌ها را بپذیرید و موارد دیگر.
- به داده‌های مالی لحظه‌ای دسترسی داشته باشید: تصویری کلی از وضعیت مالی فعلی خود به دست آورید.
- حقوق و دستمزد را مدیریت کنید: به کارکنان خود حقوق پرداخت کنید، جزئیات حقوق و دستمزد را گزارش دهید و مالیات را خودکار کنید.
- موجودی (Inventory) خود را مدیریت کنید: سطوح موجودی را پیگیری کنید، نقاط سفارش مجدد را تنظیم کنید، و سفارش‌های خرید را برای کنترل بهتر هزینه‌های مواد غذایی و تأمین خود ایجاد کنید. این قابلیت به طور مستقیم با عملکرد آشپزخانه صنعتی شما مرتبط است.
- گزارش‌های دقیق را تحلیل کنید: جریان نقدی، معیارها و سلامت مالی رستوران خود را با گزارش‌های دقیقی که به شما امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر را می‌دهند، پیگیری کنید.
گام ۵: نرم‌افزار حسابداری خود را با سیستم نقطه فروش (POS) ادغام کنید
هنگامی که بهترین نرم‌افزار حسابداری مناسب با نیازهای کسب‌وکار خود را انتخاب کردید، گام بعدی ادغام نرم‌افزار حسابداری با سیستم نقطه فروش (POS) شماست. سیستم POS شما شامل حجم زیادی از داده‌های مالی مانند تعداد فروش و سطوح موجودی است که همگی باید در سیستم حسابداری شما مغایرت‌گیری شوند تا تصویری واضح از امور مالی کسب‌وکار شما ارائه دهند. ادغام این دو سیستم مزایای دیگری نیز دارد، از جمله:
- کاهش خطاها، ورود دستی داده و کارهای تکراری: داده‌ها به صورت لحظه‌ای همگام‌سازی می‌شوند و نیاز به ورود دستی داده را کاهش می‌دهند که این امر ریسک خطاها را به حداقل می‌رساند.
- داده‌های مالی دقیق و به‌روز: هرگونه تراکنشی که در سیستم POS شما وارد می‌شود – خواه پرداخت نقدی، کارتی یا آنلاین باشد – به طور خودکار در سیستم حسابداری شما مغایرت‌گیری خواهد شد. این دقت در ثبت فروش، که از فرآیندهای روان در آشپزخانه صنعتی و نقطه فروش نشأت می‌گیرد، برای تحلیل مالی حیاتی است.
- صرفه‌جویی در زمان و افزایش کارایی: مغایرت‌گیری خودکار داده‌های فروش و مالی، ساعت‌های بی‌شماری از محاسبات پس از یک شیفت کاری طولانی را برای شما ذخیره می‌کند.
- انطباق مالیاتی: اطمینان از گزارش دقیق محاسبات مالیاتی به شما کمک می‌کند تا با قوانین و مقررات مالیاتی مطابقت داشته باشید.
گام ۶:پیگیری هزینه‌ها و نقش آن در سودآوری (از جمله هزینه‌های آشپزخانه صنعتی)
اکنون که تمام ابزارهای تکنولوژیکی لازم برای کمک به مدیریت حسابداری خود را در اختیار دارید، گام بعدی تنظیم چهار گزارش مالی کلیدی است تا اطمینان حاصل کنید که همیشه تصویری واضح از امور مالی رستوران یا کترینگ خود دارید. این گزارش‌ها برای هر کسب‌وکار غذایی، از جمله واحدهای فرانچایز و پروژه‌های راه‌اندازی کترینگ یا راه‌اندازی رستوران که شامل طراحی آشپزخانه صنعتی حرفه‌ای هستند، ضروری‌اند.
- نمودار حساب‌ها (Chart of accounts): لیستی از انواع مختلف حساب‌هایی که باید در سیستم حسابداری خود پیگیری کنید، مانند درآمد، هزینه‌ها، دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام. دارایی‌ها شامل تجهیزات و تأسیسات آشپزخانه صنعتی نیز می‌شوند.
- صورت سود و زیان (Profit and loss statement): جزئیات درآمدها، هزینه‌ها و سودها را در یک دوره زمانی مشخص، معمولاً یک ماه یا یک فصل، نشان می‌دهد. هدف اصلی صورت سود و زیان نشان دادن عملکرد مالی رستوران و تعیین سودآور بودن یا متحمل شدن ضرر آن است. هزینه‌های عملیاتی آشپزخانه صنعتی بخش مهمی از این گزارش را تشکیل می‌دهند.
- ترازنامه (Balance sheet): تصویری از وضعیت مالی یک رستوران در یک نقطه زمانی خاص ارائه می‌دهد. این گزارش دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام کسب‌وکار را لیست کرده و نشان می‌دهد که این عناصر چگونه به هم مرتبط هستند. ارزش تجهیزات طراحی آشپزخانه صنعتی در بخش دارایی‌ها منعکس می‌شود.
- صورت جریان نقدی (Cash flow statement): جریان ورود و خروج پول نقد را در یک رستوران در یک دوره زمانی مشخص نشان می‌دهد. این اطلاعات می‌تواند برای تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد تأمین مالی، سرمایه‌گذاری‌ها و سایر فعالیت‌های تجاری مورد استفاده قرار گیرد. مدیریت صحیح جریان نقدی برای پوشش هزینه‌های اولیه راه‌اندازی کترینگ یا راه‌اندازی رستوران، از جمله سرمایه‌گذاری در طراحی آشپزخانه صنعتی، حیاتی است.
گام ۷: رسیدها و هزینه‌های خود را پیگیری کنید
گام نهایی در راه‌اندازی حسابداری رستوران، پیگیری همیشگی رسیدها و هزینه‌ها و اجرای منظم گزارش‌های مالی است. صرف زمان برای پیگیری و ثبت مخارج و بررسی گزارش‌های مالی، اطمینان حاصل می‌کند که سوابق حسابداری شما دقیق و به‌روز هستند. این همچنین به شما امکان می‌دهد هرگونه اشتباه یا مغایرت را شناسایی کرده و تنظیمات لازم را انجام دهید.
به عنوان یک صاحب رستوران یا کترینگ، اینها برخی از اصلی‌ترین هزینه‌هایی هستند که باید به صورت هفتگی، ماهانه، فصلی و سالانه پیگیری کنید:
- حقوق و دستمزد (Payroll)
- اجاره (Rent)
- قبوض خدماتی (Utilities) – شامل انرژی مصرفی آشپزخانه صنعتی
- بیمه (Insurance)
- بازاریابی و تبلیغات (Marketing and advertising)
- موجودی (Inventory) – مواد اولیه مورد استفاده در آشپزخانه صنعتی
- مجوزها (Licenses and permits) – شامل مجوزهای راه‌اندازی رستوران یا راه‌اندازی کترینگ
اهمیت حسابداری در موفقیت راه اندازی رستوران و کترینگ
از مدیریت مالی دقیق گرفته تا کنترل هزینه‌ها و تصمیم‌گیری، حسابداری رستوران یکی از مهم‌ترین وظایف در مدیریت یک رستوران یا کترینگ است. در حالی که حسابداری ممکن است زمان‌بر به نظر برسد، پیگیری همیشگی اعداد و ارقام بسیار حیاتی است. از نرم‌افزارهای حسابداری گرفته تا استخدام یک حسابدار، راه‌های زیادی برای آسان‌تر کردن مدیریت امور مالی شما وجود دارد، و صرف زمان برای راه‌اندازی صحیح حسابداری از ابتدا، کسب‌وکار شما را از همان ابتدا برای موفقیت آماده می‌کند. این شامل درک صحیح هزینه‌های مربوط به طراحی آشپزخانه صنعتی و سرمایه‌گذاری‌های اولیه در راه‌اندازی کترینگ یا راه‌اندازی رستوران نیز می‌شود.
